Ydelser
DEN X-TERNE KONTORASSISTENT
Opgaver, der i en større organisation ikke ville ligge i bogholderiet, men under andre jobfunktioner i administrationen.
F.eks. brevskrivning, ansøgninger, udfyldelse af formularer, opkrævning af kontingenter, opdatering af medlemsdatabaser og meget, meget andet.
For nogle af vores mindre kunder er vi den eneste ’administrative medarbejder’ ud over indehaveren selv. Og opgaverne, der lander på vores bord, er derfor meget forskellige.
For andre, måske lidt større virksomheder, er det blot enkelte, individuelt tilpassede opgaver, der outsources til os.
ORDREBEHANDLING
For enkelte kunder varetages hele
ordre-flowet af ABC Regnskab.
ordre-flowet af ABC Regnskab.
Det kan bestå af følgende opgaver:
- Modtagelse af kundeordrer, afsendelse af ordrebekræftelser.
- Bestilling af varer hos leverandører.
- Modtagelse og videredistribution af varer.
- Fakturering.
KUNDESERVICE OG TELEFONPASNING
Vi har kunder, der har valgt at outsource deres telefonpasning og kundeservice til os.
Til de opgaver kræves en helt anden type medarbejder end den ’pertentlige bogholder’, hvorfor vi har personale med præcis de kompetencer, der kræves her.
Telefonen passes af os i kundens kontortid. Og kundeservice-opkald besvares og behandles efterfølgende.
BOGHOLDERI
- Vi modtager enten bilagene med post, scannet og mailet, afleveret på vores kontor, eller vi afhenter dem hos dig.
- Lønbilag hentes direkte fra eksterne lønsystemer.
– Læs mere under ’Løn’
- Indtastning/bogføring af bilag.
- Bankafstemninger.
– Læs mere under ’Bank og betalinger’
DINE LEVERANDØRER
- Vi modtager bilagene fra dig med post eller scannet på mail.
- Eller vi modtager bilagene direkte fra din leverandør.
– Læs mere under ’X-tern postkasse’
- Afstemning af kontoudtog fra leverandører, rekvirering af fakturakopier.
- Betalinger.
– Læs mere under ’Bank og betalinger’
DIN KONTAKT TIL MYNDIGHEDERNE
- Angivelse af moms og lønsum.
- Vi holder styr på perioder og frister.
- EU-salg uden moms (tidligere listeangivelse).
- Indberetning til Intrastat.
- Momsrefusion udland i samarbejde med eksterne rådgivere.
DINE KUNDER
- Fakturering.
- Registrering af indbetalinger.
- Fremsende overskuelig liste til dig over, hvem der ikke har betalt, typisk på mail.
- Du skriver dine kommentarer på listen og sender retur.
- Vi sender kontoudtog og betalingspåmindelser og holder styr på rykkerproceduren.
DIT SÆRLIGE BEHOV
- Din virksomhed kan have særlige forhold der gør, at du har brug for mere end det allermest almindelige.
- Vi vil gerne være din kontakt til eksterne rådgivere som revisor, advokat eller myndighed for at hjælpe dig med at løse dine specielle udfordringer.
- Lad os være tovholderen og indsamle oplysninger, så du kan modtage et relevant beslutningsgrundlag.
En del af vores kunder har deres administrative adresse hos os.
Det vil sige, at vi kontakter leverandører og samarbejdspartnere og informerer dem om, at de skal sende fakturaer og andet korrespondance direkte til os. I dag foregår det ofte på mail, men vi modtager også en del almindelig post, som tilhører vores kunder.
Vi tilbyder dette for at lette den administrative byrde for dig
Når en travl virksomhedsejer, f.eks. i en håndværkervirksomhed, skal holde styr på mængden af bilag og sikre, at de kommer videre til bogholderi og betaling, kan det tage en del tid. Og der er basis for fejl og manglende bilag, som koster tid og besvær. Lovgivningen siger, at der altid skal være dokumentation for de udgifter, der afholdes i virksomheden, så det er vigtigt, at denne del af en virksomheds administration er struktureret godt og enkelt.
Vi bliver din x-terne postkasse eller dit x-terne administrationskontor
Når posten modtages med almindelig post, så scanner vi med det samme og sender på mail til dig. Og hvis vi modtager den på mail, så videresendes den direkte.
Derefter kan vi have aftalt forskellige procedurer for godkendelse, hvis det er os, der står for betalingen, eller du blot har modtaget posten til egen viderebehandling.
Men hvad DU IKKE SKAL TÆNKE PÅ, det er at huske at sende bilagene til os. Vi har dem allerede, og kan på den måde lettere opdatere bogholderiet ofte.
Netbank-adgang
Hos rigtig mange af vores kunder har vi adgang til deres netbank. Hos nogle har vi adgang til at foretage betalingerne. Hos andre har vi blot ’kigge-adgang’.
Vi synes, det giver en lettelse i vores arbejde – og i vores kunders – at vi selv kan logge ind på en konto og tjekke betalinger og posteringer. På den måde, er vi ikke afhængige af, at vores kunder husker at udskrive et bankkontoudtog og vedlægge det bilagene og at skrive kommentarer på de transaktioner, man ikke lige kan aflæse af en enkelt linje på udtoget.
Og i e-conomic, som er det system, vi oftest bruger, er det nemt at indlæse posteringerne direkte fra bank til bogføringskladde. Det kan lette arbejdet – og spare tid og dermed penge.
Men, selvfølgelig er der også kunder, som ikke ønsker dette. Og der respekterer vi naturligvis, at vi modtager kontoudtoget udskrevet af kunden selv.
Betalinger
Nogle af vores kunder har selv helt styr på dette og betaler blot selv. Men mange andre vil gerne have os til at hjælpe med dette arbejde.
I samarbejde med kunden aftaler vi, hvad der er behov for, for at løse opgaven. Scenariet kan være meget forskelligt fra virksomhed til virksomhed, alt efter betalingsflow, likviditet og andre forhold.
Men et godt overblik over ens udeståender er altid en god idé. Det kan hjælpe til et godt omdømme hos ens leverandører og samarbejdspartnere, og til en besparelse af unødige gebyrer og renter.
Selve betalingsproceduren tilbyder vi typisk på følgende tre forskellige måder:
- Vi kan lægge til betaling i netbank og godkende selv.
- Vi kan lægge til betaling i netbank og derefter sende en mail med en oversigt til kunden, som derefter kan logge på ved lejlighed og godkende.
- Vi kan lave en betalingsoversigt i Excel, som kunden kan bruge som ’kladde’ til selv at lægge betalinger i netbank.
Hvad du har brug for
– aftaler vi individuelt med dig.
– aftaler vi individuelt med dig.
Lønadministration
Vi anvender eksterne løn-bureauer som Bluegarden (tidligere Dataløn), Danløn og Proløn. Det sikrer den rette afregning til SKAT, ATP, Pension osv.
Hvilket løn-bureau, der er det rigtige for dig, afhænger af mange faktorer, som f.eks. antal medarbejdere, funktionær- eller 14-dages lønnede, personaleordninger osv.
Typisk vil vi kontakte dig på mail i god tid, inden fristen for aflevering til løn-bureauet og minde dig om, at vi skal have dine kommentarer til den kommende lønkørsel.
Har du ændringer til funktionærlønninger, som f.eks. registrering af feriedage og andet fravær, udlæg, der skal lægges til, eller aconto-udbetalinger, der skal trækkes fra osv., så rapporterer du det tilbage på mail/telefon til os.
Er der tale om timelønnede, så kan du rapportere tilbage, hvor mange timer hver enkelt medarbejder skal lønnes for, om der er overarbejde, akkord eller andre tillæg.
Hvis du ønsker det, så udarbejder vi nemt tilgængelige timesedler, du kan indtaste timeantallet i.
Medarbejderne kan også rapportere direkte til os, så vi i stedet sender en samlet oversigt til dig, som du godkender, før vi laver lønnen.
Derefter sender vi lønsedler til medarbejderne og henter selv lønbilagene til bogføringen.
Har du brug for at vide de nøjagtige tal, der trækkes fra din bankkonto, så sender vi gerne en oversigt over dette også.
Vi laver løn for mange virksomheder fra forskellige brancher
Det kræver en viden om brancheløsninger og overenskomster osv.
Det kan være svært at holde styr på for en arbejdsgiver, og vi medgiver, at det kan være svært for os at holde os ajour med dem alle. Men vi gør et ihærdigt forsøg, og i samråd med dig og arbejdsmarkedets interesseorganisationer hjælper vi dig med at finde frem til de rigtige satser og regler.
Det er dog altid dig som arbejdsgiver, der har ansvaret for, at der udbetales de rigtige satser. Det, der i denne forbindelse er vores hovedopgave, er at sikre aflønningen til medarbejderen og afregning til eksterne myndigheder. Dét er vi til gengæld eksperter i.
Har du arbejde nok til en controller?
En controller i en større virksomhed vil typisk varetage opgaver vedrørende regnskabsudarbejdelse, økonomistyring, rentabilitet og rapportering til ledelsen.
I mange mindre virksomheder er der slet ikke opgaver nok til at beskæftige en sådan. Men faktum er, at en virksomhedsejer i en mindre virksomhed har behov for netop de samme informationer.
Intern rapportering og budget
I samråd med dig som kunde aftaler vi, hvad du har behov for af rapportering og budgetlægning.
Det kan være månedlig/kvartalsvis eller andet, vi fremsender rapport over status, drift og budgetopfølgning.
Vi har forståelse for at virksomhedsledere er forskellige, og har forskellige erfaringer og kompetencer. Og vi gør en indsats for at forstå, hvad præcis den enkelte har brug for af overblik, og i hvilken grad der skal rapporteres. Og hvordan det skal præsenteres.
For nogle er det totalt logik at gennemlæse en balance og forstå den. Eller selv logge sig på økonomisystemet og aflæse det.
Men for andre er det uforståeligt. Og der vil vi gerne hjælpe med at gøre den uforståelige balance til noget der rent faktisk kan bruges til at skabe overblik, forståelse og mulighed for styring.
Årsregnskab
Vi hjælper dig til at holde dine revisoromkostninger nede.
Vi ved præcis hvordan en revisor gerne vil have materialet til brug for udarbejdelse af årsregnskabet.
Vi afstemmer balancen, vedlægger dokumentation for alle, mulige, balanceposter, og afleverer det hele for dig i en færdig mappe, lige til at gå til for din revisor. Det burde kunne holde dine revisoromkostninger nede på et rimeligt niveau, når han ikke skal bruge tid på at sikre sig at balancen er korrekt, men får det hele serveret med dokumentation af os.
IT
Vi kender dit behov – og vi kan hjælpe dig til at investere i det rigtige udstyr.
Vores kompetencer vedrørende IT vedrører valg og brug af økonomisystemer. Vi kan hjælpe med af afdække den mindre virksomheds behov, og afgøre om det er nødvendigt selv at investere i programmer, eller om vi kan dække behovet fra vores interne løsninger.
Vi har flere kompetente samarbejdspartnere vedrørende økonomisystemer og andet IT udstyr, og kan hjælpe med at finde frem til det, som dækker dit behov.
Der er mange gode programmer at vælge imellem, og det kan være svært at se, hvilket der bedst kan dække ens behov.
Men kontakt os for en uforpligtende snak om, hvilket program vi vil anbefale lige præcis dig.
Men kontakt os for en uforpligtende snak om, hvilket program vi vil anbefale lige præcis dig.
I mange helt små virksomheder er der ikke behov for at investere i et økonomiprogram eller et abonnement. Dér kan vi tilbyde at udføre bogføringen i vores interne licens til e-conomic. Det koster ikke noget for dig, til gengæld har du ikke direkte adgang til programmet, men kan få udskrifter fra os efter behov.
Vi er kendt med mange forskellige programmer og arbejder fortrinsvis i følgende:
e-conomic
e-conomic er det program, vi anvender til de fleste af vores kunder. Vi er godt kendt med de muligheder, programmet har, og anvender de fleste af modulerne, afhængigt af den enkelte kundes behov. Vi har hos en del kunder stor succes med at anvende deres indscanningsmodul, som giver en stor fleksibilitet i arbejdsgangen med bilagsfremsendelse, arkivering og dokumentation. Har du brug for hjælp til opsætning, opstart eller oplæring i e-conomic, kan vi hjælpe med det, ligesom vi i flere tilfælde har klaret konverteringer fra WinFinans, Mamut og C5 til e-conomic med stor succes.
Visual Administration
Admind
GlasData
GlasData, er et system udviklet specielt til at dække medlemmer af Glarmesterlaugets særlige behov. ABC Regnskab har i mange år haft en del glarmestre blandt vores kunder, og vi er derfor rigtig godt kendt med den del af GlasData der vedrører bogholderi/regnskab.
Vi vil faktisk påstå, at vi er eksperter i glarmestre.
SBS:Puds
SBS:Puds er udviklet af samme firma som GlasData, og da vi også har en del større vinduespudservirksomheder blandt vores kunder som ved hjælp af SBS:Puds håndterer flere tusinde kunder, har det udvidet vores kendskab til både SBS:Puds og GlasData.
SkvizBiz
SkvizBiz er vi blevet rigtig godt kendt med via flere kunder, som anvender det. Heraf blandt andet en større vinduespudservirksomhed, som vi også hjælper med kundeservice-opgaver, samt styring af ruter og medarbejdere, oprettelse af kunder og opgaver mm.